miércoles, 4 de julio de 2012
Documentos administrativos
Documentos administrativos
*DOCUMENTOS INTERNOS
1. Documentos de que se sirve la empresa en su ámbito interno.
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convocatorias
- Actas
- Autorizaciones
- Avisos y anuncios
- Boletines y revistas
- Memorias
- Nota interior
- Solicitud.
2. Convocatorias.
En una primera acepción es un documento pro el cual se cita de forma oficial a un grupo de personas para tratar en un lugar determinado los temas figuran en la propia convocatoria, y en una segunda, es la publicación o difusión de notas informativas de interés general que hacen las empresas. Se pueden dar en la propia empresa o tener proyección hacia el exterior.
3. Actas.
Es un documento por el que se da fe de los hechos o de lo sucedido en las reuniones, así como de los acuerdos tomados en las mismas y que previamente han sido convocadas con carácter oficial. El secretario da fe de este documento mediante su firma, y la de los restantes miembros que conforman el órgano rector que convoca la reunión. Las actas quedan reflejadas o escritas en el Libro de Actas.
4. Partes en que se divide un acta.
- Inicio: que a su vez consta de tres bloques:
Citando la localidad donde se celebra la reunión, la fecha, hora y nombre de la empresa.
Relacionan los asistentes y ausentes (si los hay); indicando su cargo en la empresa que representan. Se comienza por el mayor cargo y se va decreciendo. Esta relación figura en el margen izquierdo del folio, separada por una línea si hace a mano. Si por el contrario, se hace por medio informático, forma parte del cuerpo del acta.
Figura el “Orden del día”, que es la relación ordenada de los temas que se van a tratar o deliberar. Estos temas se colocan en orden de mayor a menos importancia.
- Contenido: se recogen de forma ordenada las deliberaciones y acuerdos tomados en el desarrollo de la sesión o reunión.
- Final: comienza con “No habiendo más asuntos que tratar se levanta la sesión a las hh.mm horas del día de la fecha”. A continuación figuran las antefirmas y firmas del secretario, o bien, la del cargo que convoca la reunión, así como la de los demás cargos directivos. Si hay presidente, este dará el Vº Bº al acta con su firma al margen izquierdo de la misma.
5. Autorización.
Suelen surgir como respuesta a la petición que hace un empleado/a a su jefe/a. La autorización puede obedecer a diversos motivos y, además, no tiene un formato o estilo normalizado. Tiene que expresar claridad, brevedad, concisión y racionalización para cumplir su objetivo.
6. Avisos y Anuncios.
Son informaciones o noticias de carácter general que afectan a la organización y, por tanto, al personal de la empresa. Se colocan en el tablón de anuncios y no tienen un modelo concreto (claridad, brevedad, concisión y racionalización).
7. Boletines y revistas.
Suelen obedecer a actividades e informaciones referentes al ocio y a la cultura ligadas directamente con la empresa que edita la publicación. Su confección se realiza en imprentas. Su publicación es propia de medianas y grande empresas.
8. Memorias.
Son documentos que reflejan los datos y actividades principales llevadas a cabo por la sociedad u organización durante un determinado tiempo, que suele ser un año.
Su contenido o partes varía dependiendo de la actividad empresarial o económica que desarrolle la organización, aunque suelen comenzar con un “saludo” del presidente, director general o máximo mandatario, para después realizar un exposición dividida por capítulos.
9. ¿Qué es una nota interior?
Su finalidad es que los diferentes departamentos, secciones o negociados pertenecientes a una empresa se comuniquen entre sí.
10. Partes de que consta una nota interior.
- Inicio: nombre o razón social, fecha de confección en formato largo o corto, palabra DE para escribir el cargo de la persona y departamento o sección del que emite la nota, la palabra A para escribir el cargo de la persona y departamento o sección del que recibe la comunicación y la palabra Asunto donde se redactará un resumen del motivo de la comunicación.
- Contenido: se especifica el motivo por el que se escribe la nota interior, de forma breve y concisa.
- Final: firma de la persona que envía el mensaje, no aparece la antefirma pues aparece en DE.
11. Solicitud.
Obedece al modelo de impreso utilizado por el personal de la empresa para solicitar o realizar determinadas peticiones a sus superiores. No tienen modelo predefinido y cada empresa diseña su modelo propio. Los motivos por los que se utiliza este documento son múltiples: período vacacional, cambio de destino, matrimonio…..
* DOCUMENTOS EXTERNOS
12. Nombrar los documentos externos
- Anuncios.
- Carta Circular
- Tarjetas (de visita o cortesía y comerciales)
- Invitaciones
- Saluda
13. Anuncios
Se emplean cuando la empresa publica determinadas noticias que interesen a sectores empresariales concretos o a determinados segmentos de población, bien sean clientes o n o de la empresa emisora.
14. Partes que consta un anuncio.
- Logotipo de la empresa
- La razón social
- AVISO o ANUNCIO
- Motivo o contenido
- Localidad y fecha de expedición
- Antefirma y firmado (no rúbrica)
15. Carta Circular
Atendiendo al tipo de carta comercial, se utiliza para anunciar algún acontecimiento o evento a otras empresas o personas, tales como clientes, proveedores, etc.
Y también obedeciendo a las instrucciones, procedimientos, órdenes o información sobre algún tema o asunto que se envía a los empleados, etc., para su conocimiento y efecto o cuando las entidades públicas transmiten información a sus subordinaos o administrados.
16. Invitaciones, ¿qué son?
Son documentos que surgen como consecuencia de la necesidad de establecer un acercamiento entre el anfitrión de un acto social o familiar y los asistentes a ellos.
Estos actos pueden ser:
17. Saludas, ¿qué son?
Es el documento por excelencia utilizado por el personal de empresa, por los cargos públicos de las entidades, organismos e instituciones oficiales, en definitiva por aquellos con trascendencia en las relaciones profesionales para comunicar nombramientos, tomas de posesión, etc.
18. Partes del saluda.
- Inicio: descripción del cargo de la persona que emite el documento, razón social y a continuación la palabra “Saluda” que ya viene impresa.
- Contenido: figura la persona con nombre y dos apellidos, o cargo al que se dirige el saluda para continuar con una exposición muy breve del motivo que lo origina.
- Final: consta del nombre y dos apellidos de la persona que remite el saluda, así con la fórmula de despedida, que adopta una forma protocolaria y común para este tipo de comunicaciones, estas frases comienzan en minúscula pero si el emisor figurase en el inicio, la frase comenzaría por mayúscula.
19. Consideraciones del saluda.
- Se redacta en tercera persona.
- Contenido breve.
- No se firma.
- No se escribe la dirección del destinatario.
- No figura el sello de la empresa u organización.
20. Tarjetas.
Las tarjetas se dividen en dos clases: las de visita o cortesía y las comerciales.
21. Tarjetas de visita y cortesía.
Son de tamaño pequeño y rectangular y sus usos son los siguientes:
- Personal: para uso de particulares. Contenido: nombre y apellidos, domicilio completo y el teléfono.
- Profesional: para uso personal de la empresa y de actividades profesionales. Contenido: nombre y apellidos del titular, profesión liberal o cargo que ocupa en la empresa, el domicilio fiscal o el de la empresa, nº de teléfono y de fax y correo electrónico si se tiene.
- Oficial: para indicar el carácter oficial o cargo público de su titular.
20. Tarjetas comerciales.
Se las conocen también como tarjetas de respuesta comercial. Están encuadradas dentro de los productos que oferta Correos y Telégrafos. El franqueo está pagado.
Públicos: eventos, congresos, simposios,….
Privados o familiares: bautizos, bodas…
Anfibología y expresiones equívocas
Anfibología y expresiones equívocas
Las expresiones equívocas, de doble sentido o doble interpretación deben evitarse en la redacción.
Ejemplo:
La maestra vio paseando por el parque a su mejor alumna.
La maestra vio paseando por el parque a su mejor alumna.
Al leer esta frase cabe preguntarse:
¿Quién paseaba por el parque, la maestra o la alumna?
Este es un vicio al cual realmente es necesario poner atención porque en repetidas ocasiones caemos en este error.
recomendaciones
Nunca escribas una palabra o frase de la cual no estés seguro de su significado, hacerlo es exponerte a decir algo distinto a lo que tu deseas.
Nunca escribas una palabra o frase de la cual no estés seguro de su significado, hacerlo es exponerte a decir algo distinto a lo que tu deseas.
Frases sin terminar
En la redacción de escritos se debe evitar el dejar frases inconclusas, perdería el sentido de tu escrito y se presta a interpretaciones dudosas.
En la redacción de escritos se debe evitar el dejar frases inconclusas, perdería el sentido de tu escrito y se presta a interpretaciones dudosas.
Ejemplo:
El médico será capaz de enfrentar de modo adecuado, con un criterio psicosomático que adquirirá con la experiencia en el trato de pacientes con enfermedades psicológicas. La frase marcada con negrita quedó sin concluir.
El médico será capaz de enfrentar de modo adecuado, con un criterio psicosomático que adquirirá con la experiencia en el trato de pacientes con enfermedades psicológicas. La frase marcada con negrita quedó sin concluir.
Solecismo
Cualquier falta que controversia la normativa de la lengua
Silepsis (comprensión)
Consiste en concordar con la idea y no según la pragmática. Ej. La mayoría han ( ha) dicho que no.
Anacoluto
Frases partidas en las que la segunda parte no concuerda con la primera. Ej. La televisión aparte de distraernos su función había de ser también educativa (darle la vuelta a la frase).
Anantopódoton
Frases en las que se exponen uno de los dos elementos que deberían ser correlativos. Ej. Mi...mi; por una parte...por otra parte
Zengman
Puede ser correcto y aprovechable (enlace). Es la elipsis de un elemento que une una serie. Ej. Jorge compró un collar y su hermana (compró) una pulsera.
Pleonasmo
Uso de más palabras de las necesarias para expresar una idea. Se asocia con el énfasis y la redundancia. Algunas veces aceptable como expresivo o poético. Ej. Lo vi con mis propios ojos, volver a reincidir, etc.
Anfibología
Ambigüedad, doble sentido, incerteza
Tipos de ambigüedad:
Orden de las palabras
Uso de los tiempos verbales y pronombres (el Betis gana al Celta en su campo)
Ambigüedad léxica (tomó una botella y se fue)
Ambigüedad morfológica ( Manuela no quiere a su hermana porque es mala)
Cacofonía
Repetición casual de algunas letras o sílabas que producen un sonido desagradable
Redacción Práctica
REDACCIÓN PRÁCTICA
Qué es el estilo?
El estilo puede ser el tema, el orden y la forma en que se hallan expuestas las ideas, el giro de las frases, el uso de algunas palabras y la ausencia de otras, etc. También puede ser sinónimo casi de personalidad, el dominio de alguna técnica, o bien algo inherente a los grandes escritores o genios, con lo que se evoca la milagrosa capacidad que tuvieron para engrandecer el idioma y transformarlo en obra de arte.
Básicamente, el estilo es la correcta elección del vocabulario, la exposición de las ideas con propiedad, orden y concisión y la manera correcta de expresarse.
REDACCIÓN PRÁCTICA
Hay que tomar en cuenta tres puntos básicos:
Brevedad: No emplee 20 palabras cuando puede usar sólo 10, cuidando de no ser tampoco lacónico como en un telegrama.
Por ejemplo: Voy a darte una noticia que te asombrará, ya que seguramente no te la esperabas. ¡Quién iba a imaginárselo! Te aseguro que a mí no me había pasado por la cabeza. Bueno, ahí va: María Luisa, a la que creíamos apegada para siempre a su soltería después de sus tristes experiencias, se nos casa.
Correcto: Prepárate ahora para una noticia increíble: María Luisa, la solterona de la familia, ¡se nos casa!
Sencillez: Sea directo, no use rebuscamientos literarios.
Por ejemplo: La petición del acusado para salir en libertad provisional no encontró la aprobación del juez, que la rechazó.
Correcto: El juez negó la libertad provisional al acusado.
Otro ejemplo: Se decidió por la Asamblea que el asunto no sería examinado hasta la próxima sesión.
Correcto: La Asamblea decidió estudiar el asunto en la próxima sesión.
Claridad: Es la presentación de la idea completa, sin que falten los detalles necesarios para su cabal comprensión. Conviene tratar en cada párrafo un solo asunto pues de lo contrario se corre el riesgo de provocar dudas o malas interpretaciones. Y los párrafos, salvo casos excepcionales, no deben exceder las 10 líneas.
Por ejemplo: Las normas de seguridad de la compañía que han estado en vigor desde hace mucho tiempo, según un estudio que hemos hecho, resultan insuficientes, lo cual se comprueba en el crecido número de accidentes de trabajo. Por lo anterior, les ruego encarecidamente se sirvan cumplir con este nuevo reglamento de seguridad que hemos elaborado. Las antiguas normas no tomaban en cuenta al personal que hemos contratado desde hace dos años. Les podemos asegurar que el nuevo reglamento lo actualizaremos en lapsos no menores de cinco meses y no mayores de siete.
Correcto: Las normas de seguridad no tenían en cuenta el crecimiento real de la compañía ni los riesgos a que se exponen los trabajadores. Por lo anterior, se ha elaborado este nuevo Reglamento de Seguridad, que hoy entra en vigor, y que será actualizado cada seis meses, aproximadamente. Les ruego que cumplan con él para evitar más accidentes.
ELIPSIS: Consiste en suprimir una o varias palabras que la imaginación del lector deberá suplir.
Por ejemplo: Ayer fuimos a bailar. ¡Y qué bien lo pasamos! Es mucho mejor que: Ayer, fuimos a bailar y la velada resultó sumamente agradable.
CORRESPONDENCIA PARTICULAR
Un buen consejo: escriba como habla. Antes de escribir, haga lo siguiente:
- Repase mentalmente los diversos puntos que quiere usted tratar, a fin de que ninguno se le olvide.
- Clasifíquelos por orden de importancia decreciente.
- Elimine los detalles superfluos.
Tenga en cuenta...
- Una presentación pulcra, impecable.
- No use papel rayado.
- Use letra legible.
- Deje un espacio en blanco en la parte superior de la hora inicial y un margen prudente al lado izquierdo.
- Empiece con la fecha (día, mes y año).
- Ponga el nombre completo y el lugar de residencia del destinatario, si éste no es de su absoluta confianza.
- No olvide firmar las cartas.
- Si tiene algo especialmente ingenioso, grato u oportuno que decir, tal vez no sea mala idea guardarlo para la postdata, a fin de dejarle a su corresponsal una muestra del buen humor que le caracteriza.
LOS NEGOCIOS Y LA CORRESPONDENCIA
Diez reglas para contestar bien una carta:
1. Desde un principio hágase a la idea de que su carta debe inspirar confianza y buena disposición hacia la compañía en la que usted trabaja.
2. Recuerde que usted está "vendiendo"; exprésese como buen vendedor.
3. El buen vendedor sabe dirigirse al cliente en su mismo idioma.
4. Para expresarse en el mismo idioma del corresponsal no hay que contestar cartas; hay que dirigirse a personas de carne y hueso.
5. Para dirigirse a personas de carne y hueso en forma que le entiendan y que aprecien, debe usted hacer labor de detective.
6. Acostúmbrese a estudiar todos los indicios que le ayuden a descubrir la personalidad de quien le escribe.
7. Asocie la personalidad del corresponsal con la de algún amigo suyo que tenga características parecidas.
8. Diríjase entonces al amigo.
9. Si la carta que vaya a contestar era fría y seca, más razón para escarbar en busca de pistas que le revelen la personalidad del corresponsal o por lo menos lo que más le interesa.
10.Cuando éste demuestre que no conoce las actividades de la compañía en que usted trabaja, tómese la molestia de explicárselas con claridad y amablemente, sin emplear términos técnicos.
SEIS PASOS PARA REDACTAR UN INFORME
1. Hacer el esbozo con los puntos principales o sobresalientes.
2. Determinar las fuentes de información.
3. Recopilar los datos.
4. Seleccionar los datos.
5. Organizarlos.
6. Redactar el informe.
CONSEJOS SOBRE EL ARTE DE REDACTAR
- Es necesario, primero, que medite con detenimiento en el asunto que desea tratar, ordenando las ideas accesorias en torno a la idea principal. Antes de empuñar la pluma o de sentarse ante la máquina de escribir, debe usted tener una idea muy clara de lo que quiere decir.
- Dé usted unidad a lo escrito, evitando cambios bruscos de tono o de perspectiva. Procure ligar el principio de una frase, en alguna forma, con el final de la frase anterior.
- Si usted no tiene mucha práctica en el arte de la redacción, no pretenda lograr una versión definitiva al primer intento. Es conveniente hacer esquemas y borradores.
- Recuerde que el sustantivo y el verbo son piedras angulares del idioma, por lo que debemos emplearlos atinadamente.
- Elimine adjetivos inútiles y, sobre todo, evite su acumulación. Se ha dicho que si un adjetivo no da vida, mata.
- Cuando modifique un verbo, utilice el adverbio apropiado. Recuerde que el adverbio es al verbo lo que el adjetivo al sustantivo.
- Tenga cuidado con los adverbios terminados en -mente. Abundan tanto en español que puede incurrirse en repeticiones ingratas al oído. La manera de evitarlos es decir, por ejemplo, con facilidad, en vez de fácilmente.
- Use con propiedad las preposiciones y conjunciones indispensables para lograr la cohesión y claridad. El mal uso y abuso de estas partículas afea y endurece el estilo.
- Los modos adverbiales y los modismos dan colorido y sabor a la expresión si usted los emplea oportunamente. Con todo, evite su abuso.
- También sea parco en el uso de modos conjuntivos. Hasta donde sea posible evite expresiones como por consiguiente, a fin de que, esto es, por lo tanto, con todo, etc.
- Preste atención al significado de la forma pronominal su, que puede ser su de usted, su de él, su de ella, su de ustedes, su de ellos y su de ellas. En este punto, la falta de precisión echa por tierra la calidad del texto.
- El gerundio es un derivado verbal particularmente delicado. Repase todo lo que de él sabe, y si no está seguro de que lo emplea con propiedad, sustitúyalo por otras formas verbales.
- Está de moda escribir sin el menor sentido de la puntuación. Ciertos autores siguen adrede esta costumbre poco ortodoxa, aunque hay mucha gente que no puede entender lo que escriben. Puntúe correctamente sus escritos.
- Una puntuación correcta evita toda clase de divergencias en la interpretación del texto. Note las diferencias de significado que, de acuerdo con la puntuación, aparecen en los siguientes ejemplos: Señora de la tienda, la llaman/Señora, de la tienda la llaman/"Señora de la tienda" la llaman.
- No menosprecie los acentos, aunque oiga decir que un día acabarán por suprimirse. Mientras llega ese día, úselos correctamente. No es lo mismo decir el hombre solícito que el hombre solicitó...
- Evite el uso de palabras "elevadas" o sea rebuscadas e incomprensibles. Entre dos sinónimos, elija siempre el más conocido y más breve. No hay por qué decir oblación si se puede decir ofrenda. Entre provisión y acopio, prefiera la primera.
- El uso de palabras extranjeras sólo está justificado cuando en español carecemos de voces equivalentes.
- No todos los neologismos merecen carta de naturaleza en el idioma. Sea usted cauto al usarlos. Pregúntese si verdaderamente son necesarios y deje a los peritos la tarea de renovar el lenguaje.
- En el 99 por ciento de los casos la repetición de sonidos resulta ingrata al oído: evítela.
- En español hay libertad para ordenar las palabras en la oración. Sin embargo, algunos giros resultan forzados. Use los que a su juicio sean más naturales.
- No imite ningún estilo determinado, aun cuando algunos le parezcan magníficos. Luche para crearse un estilo propio y piense que esto sólo se logra a fuerza de una gran sinceridad consigo mismo. No hay en el mundo dos personas iguales; si lo que dice o escribe obedece sólo a usted mismo, será original, no se parecerá a lo dicho o escrito por nadie más.
- Si escribe usted para que otro u otros lo entiendan, hágalo en la forma más clara, sencilla y concisa que le sea posible.
- Evite los lugares comunes y las frases hechas. Si hace alguna cita, póngala entre comillas y mencione al autor.
- Si tiene usted tiempo, lea y relea lo escrito antes de enviarlo a su destino. Quizá encuentra algo que corregir.
- Por seguir la norma anterior, no caiga usted en la manía de la perfección, como quienes cambian 20 veces la forma de cada frase y nunca quedan conformes. El exceso de autocrítica perjudica y aun hace enmudecer a no pocos escritores.
- Por último, ¡fuera complejos de inferioridad! Todos tenemos derecho a expresar lo que pensamos. Y más aún si es una buena idea y está expresada correctamente.
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